Stukkenbundel, inventaris en nummering

Een papieren stuk nummer je op de pagina. Je zet er een stempel op, de advocaat verwijst naar stuk 42, en iedereen kijkt naar hetzelfde blad. Bij digitale stukken werkt dat niet. Een .msg, een .xlsx of een videobestand kun je niet stempelen zonder het bestand te wijzigen, en het bestand wijzigen is precies wat je niet mag: de hash in je verslag hoort na te rekenen te zijn op wat er op de drager staat.

Nummer in de bestandsnaam, niet in het bestand

Hernoem elk geproduceerd bestand met een volgnummer vooraan en laat de originele naam erachter staan.

001 - Offerte revisie 3.pdf
002 - RE_ planning week 12.msg
003 - Overzicht leveringen.xlsx

De inhoud blijft byte voor byte ongewijzigd. De naam is metadata, geen inhoud, dus de checksum die je van dat bestand berekende blijft kloppen.

Wat daarbij telt:

  • Vooraan, niet achteraan. Elke verkenner en elk zip-programma sorteert op naam. Staat het nummer vooraan, dan is de sorteervolgorde meteen de stuknummering.
  • Voorloopnullen tot de breedte van de grootste map. Zonder padding volgt stuk 10 op stuk 1 en staat stuk 2 onderaan. Drie cijfers volstaat tot duizend stuks.
  • Per map opnieuw vanaf één. Doorlopend nummeren over alle mappen heen lijkt netter, maar dan verschuift de hele reeks zodra er in map 1 één stuk bijkomt. Per map beginnen houdt de wijziging lokaal.

De verwijzing wordt dan mapnummer plus stuknummer: stuk 03/175 is stuk 175 uit hoofdmap 03. Een advocaat kan dat citeren in zijn conclusies zonder dat er één byte veranderd is.

Hernoemen doe je op de werkkopie, nooit op de bewaarde collectie. In PowerShell:

$i = 1
Get-ChildItem -File | Sort-Object Name | ForEach-Object {
    Rename-Item $_.FullName ("{0:D3} - {1}" -f $i, $_.Name)
    $i++
}

Nummer pas wanneer de filtering definitief is. Elke herziening van de selectie na de nummering betekent ofwel gaten in de reeks, ofwel hernummeren van stukken waar in tussentijd al naar verwezen kan zijn.

Dubbele nummering bij e-mail

Een e-discoveryplatform kent aan elk document een eigen controlenummer toe. Gooi dat nummer niet weg wanneer je exporteert.

Je eigen stuknummer is wat in de conclusies wordt geciteerd. Het controlenummer van het platform is wat elk stuk terugleidt naar de filtering: welke zoekterm het opleverde, in welke batch het zat, welke custodian het aanleverde. Dat nummer is onveranderlijk en het is jouw enige brug tussen de bundel en de verantwoording van de selectie.

Behoud beide. Het platformnummer hoort in een kolom van de inventaris, en bij e-mail is het bruikbaar om het ook in de bestandsnaam te laten staan:

007 - [DOC-0004182] RE_ planning week 12.msg

In de conclusies wordt naar het eerste nummer verwezen. Het tweede heb je nodig zodra iemand de selectie zelf ter discussie stelt.

Mappen als hoofdindeling

Genummerde hoofdmappen met een sprekende naam per herkomst:

01 - Gefilterde bestanden gemeenschappelijke server
02 - Verwerkte tabellen en grafieken
03 - Gefilterde e-mails
04 - Bijlagen bij het verslag

De indeling volgt de herkomst van de stukken, niet het onderwerp. Dat is geen esthetische keuze: de structuur van de bundel is dan meteen de verantwoording van de collectie. Wie vraagt waar een stuk vandaan komt, ziet het antwoord in het pad staan.

Onderverdeel binnen een hoofdmap alleen als het echt nodig is. Diepe boomstructuren maken de verwijzing stuk 03/175 dubbelzinnig, want dan is niet meer duidelijk of de nummering per hoofdmap loopt of per submap.

Een inventaris die telt

De inventaris geeft per map het aantal stukken en onderaan een totaal. Dat totaal moet overeenkomen met wat er werkelijk op de drager staat.

Reken het na vóór verzending, niet op de tellingen uit je eigen verslag maar op de drager zelf:

Get-ChildItem -Recurse -File | Group-Object { $_.Directory.Name } |
    Select-Object Count, Name | Sort-Object Name
(Get-ChildItem -Recurse -File).Count

Een verschil tussen het aantal in je verslag en het aantal op de drager is precies het soort discussie dat je niet wil voeren. Daarom hoort er een manifest met checksums bij: dat bewijst dat de inhoud ongewijzigd is en het is meteen de telling.

Genereer dat manifest ná het hernoemen. Een manifest bevat paden, en paden die niet meer bestaan zijn erger dan geen manifest.

Bijlagen bij het verslag zelf

Bijlagen zijn geen aparte categorie. Ze krijgen een nummer en er wordt naar verwezen op de zin die ze staaft, niet enkel in een lijst achteraan. Een bijlage waar nergens in de lopende tekst naar verwezen wordt, staat er voor de sier.

Zet een watermerk met het bijlagenummer op elke pagina van de bijlage, niet alleen op het voorblad. Bundels worden geprint, doorgegeven en opnieuw ingescand. Een los blad zonder nummer is een blad waarvan niemand meer weet bij welke bijlage het hoorde, en dat is het soort onduidelijkheid dat op een zitting tegen je werkt.

Lever twee dingen naast elkaar:

  • Eén samengevoegde PDF met het verslag en alle bijlagen achter elkaar, doorlopend gepagineerd. Die versie leest men door.
  • De losse bestanden in de mappenstructuur hierboven. Daaruit citeert men, en wie het originele bestandsformaat nodig heeft, vindt het daar.

De ene vervangt de andere niet. Een PDF-versie van een .xlsx toont de berekende waarden maar niet de formules, en een .msg in PDF verliest zijn headers.

Gereedschap voor de samengevoegde PDF

Het samenvoegen zelf is het stuk werk dat met de hand het snelst uit de hand loopt. Verslag en bijlagen achter elkaar plakken is triviaal; de doorlopende paginering, de inhoudstafel die naar de juiste pagina springt en het bijlagenummer op elke pagina zijn dat niet, en ze moeten opnieuw wanneer er één bijlage bijkomt.

Belangenverklaring: CourtMerge

CourtMerge is software die ik zelf heb gemaakt en die ik commercieel aanbied. Ik heb er dus een financieel belang bij. U leest hierover op een pagina die ik zelf schrijf, dus weeg het navenant.

Waarom het hier toch staat: deze pagina gaat over hoe ik stukkenbundels samenstel, en het zou oneerlijk zijn om de tool die ik daar zelf voor gebruik weg te laten. Wat de tool doet en wat hij niet doet, staat hieronder; de alternatieven staan er ook bij, met wanneer die beter passen.

Wat dit niet is:

  • Dit is geen aanbeveling in de hoedanigheid waarin ik gerechtelijke opdrachten uitvoer. Die hoedanigheid staat op het colofon van deze site en heeft met dit product niets te maken.
  • In gerechtelijke opdrachten kies ik mijn gereedschap op grond van wat het dossier vereist. Als een andere oplossing daar beter voor is, gebruik ik die.
  • Ik reken geen licenties of gebruikskosten van eigen software door aan partijen of aan de opdrachtgever. Wat ik aanreken zijn de kosten en erelonen zoals begroot volgens de artikelen 972, 987, 988 en 991 van het Gerechtelijk Wetboek.
  • Zou in een concrete opdracht toch de vraag rijzen of dit belang mijn onafhankelijkheid raakt, dan meld ik het uit eigen beweging aan de opdrachtgever en aan de partijen.

Wat CourtMerge doet. Je wijst een map met PDF’s aan en vult in de documentenlijst per stuk de partij, het nummer, de omschrijving en het paginabereik in. Wat eruit komt is één PDF met een klikbare inhoudstafel vooraan, bladwijzers gegroepeerd per partij, en op elke pagina een label in de trant van EISENDE PARTIJ · stuk 3 · p. 2/7. Er kan één gecombineerde bundel uit of een aparte bundel per partij.

De compressie is instelbaar op resolutie, JPEG-kwaliteit en grijswaarden, wat je nodig hebt zodra er ingescande stukken meegaan. Instellingen en documentenlijst blijven als project bewaard, zodat een bundel na een correctie opnieuw te genereren is zonder alles over te typen. De verwerking gebeurt volledig lokaal: geen cloudopslag, geen netwerkverkeer. Windows, draagbare versie zonder installatie of beheerdersrechten. €149 eenmalig, exclusief btw. courtmerge.ronagold.be

Wat CourtMerge niet doet, en dat is de helft van deze pagina. De invoer is PDF. Het nummeren en hernoemen van de losse stukken, het behouden van het controlenummer van het e-discoveryplatform, de inventaris en het manifest met checksums vallen er allemaal buiten. Die stappen blijven handwerk of script. Wat de tool oplost is het laatste stuk, de leesbare bundel, en niets van het traject ervoor.

De alternatieven.

  • Adobe Acrobat. Samenvoegen, Bates-nummering en watermerken zitten erin, en je hebt het waarschijnlijk al. Voor een bundel van enkele tientallen stukken volstaat dat ruim. Het wordt vervelend wanneer je paginabereiken per stuk moet bijhouden en de hele reeks opnieuw moet doen omdat er één bijlage bijkomt.
  • Commerciële bundelsoftware zoals Bundledocs, Opus 2 of TrialView. Sterk in indexering, hyperlinks en samenwerking, en gebouwd voor advocatenkantoren die er dagelijks mee werken. De abonnementsprijzen passen bij dat gebruik en niet bij enkele bundels per jaar. Werk je in Britse of internationale arbitragedossiers, dan is dit de betere keuze: die conventies zitten er ingebakken.
  • Scripts met pdftk, qpdf of PowerShell. Gratis, volledig controleerbaar, en de werkwijze ligt vast in code die je bij het verslag kunt voegen. Dat laatste is een reëel voordeel: een script is verantwoordbaar op een manier die “ik heb het in Acrobat gedaan” niet is. Je onderhoudt wel zelf wat je schrijft, en de inhoudstafel met werkende links is precies het stuk dat je niet in een avond schrijft.
  • De exportfunctie van het e-discoveryplatform. GoldFynch, Purview en de meeste andere platformen exporteren desgewenst genummerd, met een laadbestand erbij. Dat scheelt een stap en de nummering sluit meteen aan op de filtering. Je bent dan wel gebonden aan hun nummering en structuur, en die is zelden opgesteld met een Belgische stukkenbundel in gedachten.

CourtMerge staat hier bovenaan omdat het als enige op die laatste conventies is gebouwd: nummering per partij, de aanduiding stuk n en een label op elke pagina. Voor wie in een andere procescultuur werkt, is dat juist het argument om er niet aan te beginnen.

Bestandsnamen van je eigen stukken

Voor de documenten die je zelf produceert, één vaste opbouw:

[rechtbank] - [rolnummer] - eindverslag - [naam] - JJJJ-MM-DD.pdf
[rechtbank] - [rolnummer] - staat van kosten - [naam] - JJJJ-MM-DD.pdf

Datum in ISO-notatie, want dan sorteert de map zichzelf chronologisch. Verder saai, en precies daarom bruikbaar in een map met driehonderd bestanden: de advocaat die je verslag zoekt tussen zijn eigen dossierbestanden vindt het op de eerste twee velden.

Wat er misgaat, samengevat als regel

  • Nummer pas wanneer de selectie definitief is.
  • Hernoem de werkkopie, nooit de bewaarde collectie.
  • Genereer het manifest ná het hernoemen.
  • Tel na op de drager zelf, vóór verzending.
  • Watermerk het bijlagenummer op elke pagina, niet op het voorblad.
  • Behoud het controlenummer van het platform naast je eigen stuknummer.