Dossier de pièces, inventaire et numérotation

Une pièce papier se numérote sur la page. Vous y apposez un cachet, l’avocat renvoie à la pièce 42, et tout le monde regarde la même feuille. Avec des pièces numériques, cela ne marche pas. Un .msg, un .xlsx ou un fichier vidéo ne se tamponne pas sans modifier le fichier, et modifier le fichier est précisément ce qui est exclu : l’empreinte reprise dans votre rapport doit pouvoir être recalculée sur ce qui se trouve sur le support.

Le numéro dans le nom du fichier, pas dans le fichier

Renommez chaque fichier produit en plaçant un numéro d’ordre en tête et en laissant le nom d’origine derrière.

001 - Offre révision 3.pdf
002 - RE_ planning semaine 12.msg
003 - Aperçu des livraisons.xlsx

Le contenu reste inchangé, octet par octet. Le nom est une métadonnée, pas du contenu : la somme de contrôle calculée sur ce fichier reste donc exacte.

Ce qui compte à cet égard :

  • En tête, pas en queue. Tout explorateur et tout programme d’archivage trie par nom. Numéro en tête, l’ordre de tri devient d’emblée la numérotation des pièces.
  • Des zéros de tête jusqu’à la largeur du plus grand dossier. Sans remplissage, la pièce 10 suit la pièce 1 et la pièce 2 se retrouve en bas. Trois chiffres suffisent jusqu’à mille pièces.
  • Repartir de un dans chaque dossier. Une numérotation continue sur l’ensemble des dossiers paraît plus soignée, mais toute la série se décale dès qu’une pièce s’ajoute dans le dossier 1. Recommencer par dossier maintient la modification là où elle est.

Le renvoi devient alors le numéro de dossier suivi du numéro de pièce : pièce 03/175 est la pièce 175 du dossier principal 03. Un avocat peut citer cela dans ses conclusions sans qu’un seul octet ait changé.

Le renommage se fait sur la copie de travail, jamais sur la collection conservée. En PowerShell :

$i = 1
Get-ChildItem -File | Sort-Object Name | ForEach-Object {
    Rename-Item $_.FullName ("{0:D3} - {1}" -f $i, $_.Name)
    $i++
}

Ne numérotez qu’une fois le filtrage définitif. Toute révision de la sélection après la numérotation signifie soit des trous dans la série, soit une renumérotation de pièces auxquelles il a pu être renvoyé entre-temps.

Double numérotation pour le courrier électronique

Une plateforme d’e-discovery attribue à chaque document son propre numéro de contrôle. Ne jetez pas ce numéro au moment de l’export.

Votre propre numéro de pièce est ce qui sera cité dans les conclusions. Le numéro de contrôle de la plateforme est ce qui ramène chaque pièce au filtrage : quel terme de recherche l’a fait remonter, dans quel lot elle se trouvait, quel détenteur de données l’a fournie. Ce numéro est immuable et c’est votre seul pont entre le dossier de pièces et la justification de la sélection.

Conservez les deux. Le numéro de plateforme a sa place dans une colonne de l’inventaire, et pour le courrier électronique il est utile de le laisser aussi dans le nom du fichier :

007 - [DOC-0004182] RE_ planning semaine 12.msg

Les conclusions renvoient au premier numéro. Le second vous sert dès que quelqu’un conteste la sélection elle-même.

Les dossiers comme division principale

Des dossiers principaux numérotés, avec un nom parlant par provenance :

01 - Fichiers filtrés du serveur commun
02 - Tableaux et graphiques traités
03 - Courriels filtrés
04 - Annexes au rapport

La division suit la provenance des pièces, pas leur objet. Ce n’est pas un choix esthétique : la structure du dossier de pièces devient ainsi la justification même de la collecte. Qui demande d’où vient une pièce lit la réponse dans le chemin.

Ne subdivisez à l’intérieur d’un dossier principal que si c’est réellement nécessaire. Les arborescences profondes rendent le renvoi pièce 03/175 ambigu, puisqu’on ne sait plus si la numérotation court par dossier principal ou par sous-dossier.

Un inventaire qui compte

L’inventaire donne par dossier le nombre de pièces et, en bas, un total. Ce total doit correspondre à ce qui se trouve réellement sur le support.

Recalculez-le avant l’envoi, non pas sur les comptages de votre propre rapport mais sur le support lui-même :

Get-ChildItem -Recurse -File | Group-Object { $_.Directory.Name } |
    Select-Object Count, Name | Sort-Object Name
(Get-ChildItem -Recurse -File).Count

Un écart entre le nombre figurant dans votre rapport et le nombre présent sur le support est exactement le genre de discussion que vous ne voulez pas avoir. C’est pourquoi un manifeste avec sommes de contrôle l’accompagne : il prouve que le contenu est inchangé et il fait du même coup le comptage.

Générez ce manifeste après le renommage. Un manifeste contient des chemins, et des chemins qui n’existent plus sont pires que pas de manifeste du tout.

Les annexes au rapport lui-même

Les annexes ne forment pas une catégorie à part. Elles reçoivent un numéro et il y est renvoyé à la phrase qu’elles étayent, pas seulement dans une liste en fin de document. Une annexe à laquelle rien ne renvoie dans le corps du texte n’est là que pour la décoration.

Apposez un filigrane portant le numéro d’annexe sur chaque page de celle-ci, et pas uniquement sur la page de garde. Les dossiers sont imprimés, transmis et renumérisés. Une feuille isolée sans numéro est une feuille dont plus personne ne sait à quelle annexe elle appartenait, et c’est le genre d’incertitude qui se retourne contre vous à l’audience.

Livrez deux choses de front :

  • Un PDF fusionné reprenant le rapport et toutes les annexes à la suite, avec une pagination continue. C’est cette version qui se lit d’un bout à l’autre.
  • Les fichiers séparés dans la structure de dossiers décrite plus haut. C’est de là qu’on cite, et qui a besoin du format de fichier d’origine l’y trouve.

L’un ne remplace pas l’autre. Une version PDF d’un .xlsx montre les valeurs calculées mais pas les formules, et un .msg en PDF perd ses en-têtes.

Outils pour le PDF fusionné

La fusion elle-même est la partie du travail qui dérape le plus vite à la main. Coller le rapport et les annexes bout à bout est trivial ; la pagination continue, la table des matières qui saute à la bonne page et le numéro d’annexe sur chaque page ne le sont pas, et tout est à refaire dès qu’une annexe s’ajoute.

Déclaration d’intérêts : CourtMerge

CourtMerge est un logiciel que j’ai développé moi-même et que je commercialise. J’y ai donc un intérêt financier. Vous lisez ceci sur une page que j’écris moi-même : pondérez en conséquence.

Pourquoi il en est malgré tout question ici : cette page traite de la façon dont je compose des dossiers de pièces, et il serait malhonnête d’omettre l’outil dont je me sers moi-même pour cela. Ce que l’outil fait et ce qu’il ne fait pas est décrit ci-dessous ; les alternatives y figurent aussi, avec les cas où elles conviennent mieux.

Ce que ceci n’est pas :

  • Ce n’est pas une recommandation formulée en la qualité dans laquelle j’exécute des missions judiciaires. Cette qualité figure au colophon de ce site et n’a rien à voir avec ce produit.
  • Dans les missions judiciaires, je choisis mes outils en fonction de ce que le dossier exige. Si une autre solution y convient mieux, c’est celle-là que j’utilise.
  • Je ne répercute ni licences ni frais d’utilisation de mes propres logiciels sur les parties ou sur le magistrat mandant. Ce que je porte en compte, ce sont les frais et honoraires taxés conformément aux articles 972, 987, 988 et 991 du Code judiciaire.
  • Si, dans une mission concrète, la question devait se poser de savoir si cet intérêt affecte mon indépendance, je la signalerais spontanément au magistrat mandant et aux parties.

Ce que fait CourtMerge. Vous désignez un dossier de PDF et vous complétez, dans la liste des documents, la partie, le numéro, la description et la plage de pages pour chaque pièce. Il en sort un seul PDF avec une table des matières cliquable en tête, des signets groupés par partie, et sur chaque page une étiquette du type PARTIE DEMANDERESSE · pièce 3 · p. 2/7. Il peut produire un dossier combiné unique ou un dossier distinct par partie.

La compression se règle sur la résolution, la qualité JPEG et les niveaux de gris, ce dont vous avez besoin dès que des pièces numérisées sont du lot. Les réglages et la liste des documents sont conservés sous forme de projet, de sorte qu’un dossier se régénère après correction sans devoir tout retaper. Le traitement se fait entièrement en local : pas de stockage en nuage, pas de trafic réseau. Windows, version portable sans installation ni droits d’administrateur. 149 € en paiement unique, hors TVA. courtmerge.ronagold.be

Ce que CourtMerge ne fait pas, et c’est la moitié de cette page. Ce qu’il prend en entrée, c’est du PDF. La numérotation et le renommage des pièces séparées, la conservation du numéro de contrôle de la plateforme d’e-discovery, l’inventaire et le manifeste avec sommes de contrôle restent tous en dehors de son périmètre. Ces étapes restent du travail manuel ou du script. Ce que l’outil résout, c’est le dernier maillon, le dossier lisible, et rien du parcours qui précède.

Les alternatives.

  • Adobe Acrobat. La fusion, la numérotation Bates et les filigranes y sont, et vous l’avez probablement déjà. Pour un dossier de quelques dizaines de pièces, cela suffit largement. Cela devient pénible lorsqu’il faut tenir à jour des plages de pages par pièce et refaire toute la série parce qu’une annexe s’ajoute.
  • Logiciels commerciaux de constitution de dossiers comme Bundledocs, Opus 2 ou TrialView. Solides en indexation, hyperliens et travail collaboratif, et conçus pour des cabinets d’avocats qui s’en servent au quotidien. Les prix d’abonnement correspondent à cet usage, pas à quelques dossiers par an. Si vous travaillez dans des affaires britanniques ou d’arbitrage international, c’est le meilleur choix : ces conventions y sont d’origine.
  • Des scripts avec pdftk, qpdf ou PowerShell. Gratuits, entièrement contrôlables, et la méthode est fixée dans du code que vous pouvez joindre au rapport. Ce dernier point est un avantage réel : un script se justifie d’une manière que « je l’ai fait dans Acrobat » ne permet pas. Vous entretenez en revanche vous-même ce que vous écrivez, et la table des matières avec des liens fonctionnels est justement la partie qu’on n’écrit pas en une soirée.
  • La fonction d’export de la plateforme d’e-discovery. GoldFynch, Purview et la plupart des autres plateformes exportent au besoin avec numérotation et un fichier de chargement joint. Cela épargne une étape et la numérotation s’enchaîne directement sur le filtrage. Vous êtes en revanche lié à leur numérotation et à leur structure, rarement conçues avec un dossier de pièces belge en tête.

CourtMerge figure ici en premier parce qu’il est le seul bâti sur ces dernières conventions : numérotation par partie, la mention pièce n et une étiquette sur chaque page. Pour qui travaille dans une autre culture procédurale, c’est justement la raison de ne pas s’y engager.

Noms de fichiers de vos propres documents

Pour les documents que vous produisez vous-même, une structure fixe :

[tribunal] - [numéro de rôle] - rapport final - [nom] - AAAA-MM-JJ.pdf
[tribunal] - [numéro de rôle] - état de frais et honoraires - [nom] - AAAA-MM-JJ.pdf

Date en notation ISO, ainsi le dossier se trie de lui-même par ordre chronologique. Pour le reste, c’est ennuyeux, et c’est précisément ce qui le rend utilisable dans un répertoire de trois cents fichiers : l’avocat qui cherche votre rapport parmi ses propres fichiers le trouve sur les deux premiers champs.

Ce qui dérape, résumé en règles

  • Ne numérotez qu’une fois la sélection définitive.
  • Renommez la copie de travail, jamais la collection conservée.
  • Générez le manifeste après le renommage.
  • Recomptez sur le support lui-même, avant l’envoi.
  • Filigranez le numéro d’annexe sur chaque page, pas sur la page de garde.
  • Conservez le numéro de contrôle de la plateforme à côté de votre propre numéro de pièce.