Tresorit comme dossier partagé sécurisé

Tous les dossiers ne doivent pas sortir sur un support physique. Lorsque les parties doivent surtout pouvoir consulter le rapport et les pièces sous-jacentes, et non les emporter, un dossier partagé sécurisé est le canal indiqué.

Pour le canal par lequel les données et la clé parviennent séparément à destination, voyez la transmission par deux canaux.

Pourquoi pas un partage en nuage ordinaire

Un lien de partage issu d’un service en nuage standard autorise le téléchargement et ne vous laisse ensuite aucun journal d’accès. Vous ne savez alors pas qui a consulté quoi et quand, et vous ne pouvez plus le reconstituer.

Dans un dossier partagé, c’est précisément ce dont vous avez besoin. Tôt ou tard vient la question de savoir si la partie adverse a effectivement reçu et consulté l’avis provisoire, et il faut alors pouvoir répondre mieux que par l’envoi d’un lien.

Pourquoi pas une salle de données virtuelle

Une salle de données virtuelle fait tout ce que vous voulez ici, et davantage. Elle coûte aussi vite deux cent cinquante à trois cent cinquante euros par mois. Face à une mission de quelques milliers d’euros, cette dépense est hors de proportion, et ce n’est pas affaire de goût : l’article 5 du code de déontologie impose à l’expert de limiter le coût de ses investigations à ce qui est absolument nécessaire à l’accomplissement de sa mission.

Un dossier partagé sécurisé coûte une fraction de ce montant et remplit les trois mêmes fonctions. Comptez quinze à vingt euros par utilisateur et par mois sur l’abonnement Business, avec un minimum de trois utilisateurs ; vérifiez les tarifs en vigueur, car ils bougent.

Le choix de cette catégorie d’outil découle du reste aussi de l’article 15 du même code : vu le caractère sensible des données, l’expert doit prendre les mesures organisationnelles et techniques empêchant qu’un tiers non autorisé en prenne connaissance. Un dossier partagé avec contrôle d’accès y répond, un lien public non.

Les trois réglages qui changent tout

Les trois se trouvent dans Link settings du dossier partagé. Ils sont attachés au lien et non au dossier dans son ensemble : qui partage deux fois le même dossier configure donc deux fois.

Activez pour commencer Disable download. Les parties consultent alors les pièces dans le navigateur et aucune copie n’atterrit sur leur propre disque pour y mener ensuite une vie autonome.

Pour l’authentification, deux réglages se confondent facilement :

Require email to view laisse entrer quiconque dispose du lien, à condition de renseigner et de vérifier une adresse électronique.
Allowed viewers ne laisse entrer que les adresses que vous énumérez vous-même.

Pour un dossier judiciaire, prenez le second. Le premier fournit bien un nom à chaque consultation, mais n’arrête personne qui transmettrait le lien. Le cercle de ceux qui peuvent consulter le dossier est fixé par la mission, et ce cercle doit se retrouver dans le réglage.

Activez enfin Detailed access logs. Le fichier d’export contient, par événement, l’heure, le type d’événement, l’adresse électronique de celui qui a ouvert, l’adresse IP, le pays et la ville. Parce qu’il est exportable, il peut servir d’annexe au rapport pour établir que toutes les parties ont effectivement consulté les pièces.

Filigrane

Un filigrane dynamique appose l’adresse électronique du lecteur et l’heure d’ouverture par-dessus la page. Il fonctionne sur pdf, docx, xlsx, ppt, md et les formats d’image courants. Pour la vidéo, disable download s’active automatiquement en même temps.

Pesez-le dossier par dossier. Le filigrane décourage la capture d’écran qui circule malgré tout, mais il gêne aussi la lecture ordinaire. Pour des pièces que les parties doivent examiner en profondeur, c’est un coût réel.

Le piège dans lequel on ne tombe qu’une fois

Quand le téléchargement est désactivé, tout ce que la visionneuse intégrée ne sait pas afficher est purement et simplement illisible. Aucun fichier n’apparaît, et la partie qui n’arrive pas à l’ouvrir le signale au pire moment possible.

La visionneuse rend doc, docx, pdf, txt, md, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, jpeg, png, bmp et mp4. Le CSV n’en fait pas partie, et c’est justement un CSV que produisent un export de plateforme d’e-discovery ou un fichier journal.

Convertissez ces fichiers au préalable vers un format que la visionneuse affiche, xlsx pour les tableaux et pdf pour tout ce qui doit servir de pièce, et conservez l’original à côté dans le même dossier. Vous pouvez ainsi justifier la conversion, et une partie qui veut les données brutes peut les demander. Après conversion, vérifiez que chaque fichier s’ouvre effectivement avec le téléchargement désactivé. Faites-le depuis une fenêtre de navigateur où vous n’êtes pas connecté, sinon vous testez votre propre accès et non celui des parties.

Organisation du dossier

Un sous-dossier par étape de la procédure, avec la date dans le nom, et une construction cumulative : l’avis provisoire subsiste à côté du rapport définitif. La chronologie de l’expertise est ainsi visible dans la structure même des dossiers, et personne n’a à reconstituer ce qui était disponible à quel moment.

Ne supprimez rien en cours de mission. Une pièce qui disparaît d’un dossier dont les accès sont journalisés est un trou que vous devrez expliquer.

Demander les journaux de manière contradictoire

Convenez à la réunion d’installation que tant le juge que les parties peuvent demander les journaux d’accès, et que vous partagez chaque fois la réponse avec toutes les parties. Un journal que vous montreriez de façon sélective n’est plus une preuve.

Il y a aussi un versant déontologique. Les journaux contiennent des adresses IP et des heures se rapportant à des personnes identifiées ; les remettre unilatéralement à une seule partie crée exactement le type de contact que l’article 5 du code vous enjoint d’éviter.

Durée du partage

Si le jugement n’en dit rien, fixez vous-même un terme, écrivez-le, et signalez qu’une prolongation est possible moyennant l’accord du juge. Si le partage reste tacitement ouvert jusqu’à ce que quelqu’un y repense par hasard, vous ne gérez plus l’accès, vous l’avez seulement configuré un jour.

Ce que vous mettez au rapport

Quels réglages étaient activés, avec leur dénomination.
À partir de quand et jusqu’à quand le partage a eu lieu.
Quels fichiers ont été convertis et vers quel format, en précisant que les originaux se trouvent à côté.
Les journaux d’accès en annexe.