Transmission par deux canaux
Les données et la clé ne voyagent jamais par le même canal. Qui intercepte l’enveloppe n’a pas le mot de passe ; qui lit la boîte aux lettres n’a pas le support.
C’est le principe de l’authentification à deux facteurs, avec la poste et le téléphone comme second canal. Cela s’explique en une phrase à un greffier, et c’est pourtant l’étape qui saute la première sous la pression du temps.
Ce qui ne fait pas deux canaux
Une archive chiffrée dans un courriel, et le mot de passe dans le courriel suivant. Un lien de partage et le mot de passe dans le même message. Une clé USB accompagnée d’un mot dans la même enveloppe. Ce sont là des variantes d’un canal unique : qui tient ce canal tient tout.
Le second canal doit être physiquement autre. Le papier face au réseau, ou la voix face à l’écrit. Une deuxième adresse électronique du même destinataire ne compte pas, puisqu’elle passe par le même serveur de messagerie et probablement par le même appareil déjà connecté.
Deux variantes
Les deux sont utilisables. Le choix dépend de qui se trouve en face et du volume de données à transmettre.
Support par la poste, clé par voie numérique
Vous envoyez des clés USB ou des disques chiffrés par recommandé, avec avis de réception. Le mot de passe suit par téléphone ou par courriel.
Joignez à l’enveloppe une lettre d’accompagnement qui explique que le mot de passe arrive par un autre canal, et pourquoi. Sans cette lettre, le destinataire appelle le greffe pour signaler que la clé USB est défectueuse, et cela coûte plus de temps que la rédaction de la lettre.
Tarifs chez bpost, à partir du 1er janvier 2026 : le port recommandé s’élève à 7,33 € en cas d’affranchissement par timbres ou vignettes et à 7,14 € avec une machine à affranchir, un numéro PB ou Collect&Stamp. Ce montant s’ajoute au tarif PRIOR ordinaire. L’avis de réception coûte 1,64 € de plus. Au-delà de 2 kg s’applique un tarif fixe de 33,00 €, jusqu’à un maximum de 10 kg. Les tableaux à jour figurent sur la page des tarifs de bpost.
Lien par voie numérique, clé par la poste
Un dossier partagé sécurisé par courriel, avec le mot de passe dans une lettre ordinaire qui part le jour même. Pour le volet du dossier partagé, voyez Tresorit.
Le jour même n’est pas un détail. Celui qui reçoit un lien qu’il ne peut pas ouvrir et qui attend une lettre trois jours durant téléphone entre-temps, écrit entre-temps, et finit par demander le mot de passe tout simplement par courriel. La séparation ne cède alors pas sur la technique mais sur la logistique.
Une courte lettre formelle sur papier à en-tête suffit : numéro de rôle, parties, votre bloc d’identification, et le mot de passe dans un cadre. Ce cadre sert à éviter que quelqu’un prenne le mot de passe pour une référence, et il saute aux yeux si la lettre, numérisée, se retrouve plus tard là où elle n’a pas sa place.
Un chiffrement qui s’ouvre aussi en face
En face se trouvent un greffe, un cabinet d’avocats ou un conseiller technique, et vous savez rarement d’avance sur quel système. Le chiffrement le plus solide ne vaut rien si le destinataire n’arrive pas à l’ouvrir.
BitLocker To Go. Pour les supports de données amovibles, Windows chiffre par défaut en XTS-AES 128. Cet algorithme n’est pas lu par Windows 7, ni par 8.1 sans la mise à jour requise. Ce sont précisément les machines qui tournent encore dans un greffe ou dans un petit cabinet. Si vous ne connaissez pas le destinataire, réglez sur AES-CBC via Configuration ordinateur → Modèles d’administration → Composants Windows → Chiffrement de lecteur BitLocker → Choisir la méthode de chiffrement de lecteur et le niveau de chiffrement, ou optez pour un conteneur plutôt que pour le chiffrement du disque entier.
La clé de récupération est un nombre de 48 chiffres, en huit groupes de six. C’est la pièce qui ne doit jamais atterrir dans le dossier.
Conteneur VeraCrypt. Multiplateforme et gratuit, mais le destinataire doit installer un logiciel. Sur un poste géré d’un cabinet d’avocats, c’est souvent impossible. Renseignez-vous à l’avance.
7-Zip. Le seuil le plus bas : format 7z, AES-256, et l’option Chiffrer les noms de fichiers activée, soit -mhe=on en ligne de commande. Sans elle, la table des matières de l’archive reste lisible, et dans un dossier les noms de fichiers sont souvent ce qu’il y a de plus parlant. Une liste de noms de pièces jointes indique déjà au lecteur de quoi l’affaire parle, même si aucun fichier ne s’ouvre.
Règles de travail
Utilisez deux marques de supports différentes. Un seul type signifie une seule série, et donc un seul défaut de série possible. Deux marques limitent ce risque et fonctionnent en outre sur davantage de systèmes.
Faites des copies redondantes. En cas de support défectueux ou illisible, vous vous rabattez sur la seconde copie identique, sans devoir reconstituer le matériau source. Une deuxième clé USB à quelques dizaines d’euros revient toujours moins cher que de refaire l’extraction.
Étiquetez le support de façon qu’il s’identifie lui-même. Un nom de volume visible dès le branchement, un code couleur par destinataire, et une feuille récapitulative qui associe chaque support à son destinataire. Avec quatre clés USB dans un sac, c’est la seule chose qui évite une confusion, et une confusion signifie que la partie A tient la copie de la partie B.
Confirmez la remise physique par écrit. Faites estampiller au greffe ce que vous remettez exactement, ou faites signer votre envoi recommandé. Sans ce papier, la livraison n’existe pas, et la discussion à ce sujet ne surgit qu’au moment où plus personne ne se souvient de qui a reçu quoi.
Conservez les clés de récupération en dehors du dossier. Une clé de récupération qui atterrit dans le dossier, surtout dans un répertoire synchronisé avec le nuage, annule le chiffrement. Rangez-les dans un gestionnaire de mots de passe ou hors ligne.
N’écrivez pas le mot de passe dans le fichier source de votre lettre. La même règle, un niveau plus bas. Le document de la lettre d’accompagnement se trouve dans le même répertoire que les données, et alors la clé et les données voyagent quand même ensemble, sur votre propre disque au lieu de passer par la poste.
En cas de sensibilité élevée : apportez les supports vous-même. La poste et le coursier ne conviennent alors pas. Notez ce choix et sa raison, car il justifie le temps perdu et les frais de déplacement dans votre état de frais et honoraires.
Ce qui va au rapport
Quels supports, quel chiffrement, combien de copies, par quel canal chaque partie a été envoyée, et à qui. C’est du même coup votre preuve de livraison.
Rédigez-le sous forme de tableau par destinataire. Lorsqu’une partie prétend par la suite n’avoir rien reçu, ce relevé accompagné de l’accusé de réception du recommandé est tout ce dont vous avez besoin.